Formation Outlook : Perfectionnement
Formation Outlook perfectionnement:
Savoir envoyer un email ne veut pas dire savoir gérer une messagerie professionnelle qui reçoit plusieurs dizaines de messages par jour. La formation Outlook perfectionnement, en présentiel à Tremblay-en-France ou dans vos locaux partout en Île-de-France, s’adresse à ceux qui utilisent déjà Outlook et veulent en faire un outil de productivité : règles de tri automatique, catégories, dossiers de recherche, QuickParts, modèles de message, gestion fine des contacts.
Trois jours pour transformer une boîte de réception qui déborde en un système qui tourne tout seul.
Objectifs :
Se perfectionner à l’utilisation avancée d’Outlook afin d’automatiser et d’optimiser durablement la gestion de sa messagerie professionnelle.
Mode d’évaluation des acquis :
Évaluation sommative au cours d’exercices de mise en situation.
Modalité pédagogique :
- Exposés et démonstrations
- Exercices pratiques guidés
- Mises en situation sur cas concrets
- Manipulations sur poste informatique
Matériel pédagogique :
Mise à disposition par le formateur : ordinateur portable, rallonge.
Mise à disposition par vos soins : salle de cours, vidéoprojecteur, paperboard, tableau blanc (ordinateur et logiciel Outlook pour chaque participant).
Modalités de déroulement de l'action de formation :
Exposés, démonstrations par le formateur, mises en situation et manipulation sur poste informatique.
Public visé : Pour tout débutant souhaitant découvrir et maîtriser les fonctions essentielles d'Outlook.
Prérequis : Savoir utiliser un ordinateur (souris, clavier). Connaître l'environnement Windows. Savoir lire, écrire et comprendre le français. Avoir une pratique régulière d'Outlook (envoi de messages, gestion de l'agenda).
Durée totale : 21 heures pendant 3 jour(s)
Effectif maximum : 1 à 10
Accessibilité : Accessibilité aux personnes en situation de handicap. Prendre contact avec le centre de formation afin que nous puissions examiner la possibilité d'intégration et la mise en place de la formation (interprète, accès PMR, etc.).
Qualification des formateurs : Formateur expérimenté.
Documents remis : Attestation de formation, support de cours, fichiers d'exercices et corrigés.
Contact : contact@prtformation.fr
Zone d’intervention & modalités de formation :
PRT Formation propose cette formation Outlook débutant en inter et intra-entreprises à Tremblay-en-France (93) et dans toute l’Île-de-France.
Contenu de la formation
Modalités et délai d’accès
- Inscription via notre bulletin d’inscription : au minimum 15 jours avant le démarrage de la session.
Si prise en charge par un OPCO : demande à effectuer un mois avant le démarrage de la session.
Contenu de la formation
Jour 1 · Matin · 9h00 à 12h30 — Personnaliser son environnement de travail
- Modifier l’option « Lu au changement de sélection »
- Modifier l’option « Ferme la fenêtre du message d’origine »
- Configurer les Favoris
- Configurer les volets
- Configurer l’affichage des emails et le sauvegarder
- Régler manuellement les tris dans le volet des dossiers
- Atelier : construire une configuration de poste optimisée pour un usage intensif de la messagerie
Jour 1 · Après-midi · 14h00 à 17h30 — Rédiger plus vite, personnaliser sa communication
- Créer une signature (ou plusieurs signatures selon contexte)
- Maîtriser les options d’envoi
- Modifier un message reçu
- Utiliser la lecture à voix haute
- Utiliser le dictaphone
- Taper rapidement une émoticône dans un email
- Mise en situation : gérer une messagerie à fort volume avec plusieurs contextes de communication (interne / clients / partenaires)
Jour 2 · Matin · 9h00 à 12h30 — Optimiser sa boîte de réception (1/2)
- Paramétrer ses propres dossiers de recherche
- Utiliser la recherche instantanée
- Paramétrer ses catégories
- Appliquer des catégories sur des emails et sur des rendez-vous
- Utiliser la mise en forme conditionnelle
- Atelier : construire un système de catégories et de dossiers de recherche adapté à son activité
Jour 2 · Après-midi · 14h00 à 17h30 — Optimiser sa boîte de réception (2/2)
- Créer des règles (tri automatique, alertes, classement)
- Utiliser le mode d’affichage Conversation
- Maîtriser la taille de sa boîte aux lettres
- Archiver en créant des fichiers de données
- Atelier de nettoyage : appliquer l’ensemble des techniques sur une boîte de réception réelle chargée, objectif « boîte à zéro »
Jour 3 · Matin · 9h00 à 12h30 — Gérer ses contacts efficacement
- Créer un contact rapidement
- Créer rapidement un contact de la même société
- Écrire à un groupe de contacts
- Envoyer sa propre fiche de contact par email
- Configurer la correction automatique
- Atelier : construire une base de contacts structurée par groupes métier
Jour 3 · Après-midi · 14h00 à 17h30 — QuickParts, modèles et automatisation de la correspondance
- Créer et utiliser des QuickParts
- Modifier ou supprimer un QuickPart
- Créer et utiliser un modèle de message
- Atelier fil rouge : construire une bibliothèque de modèles et de QuickParts pour un processus récurrent (réponses clients types, relances, comptes-rendus)
- Questionnaire de validation des acquis
- Conseils et bonnes pratiques pour aller plus loin
Compétences et capacités professionnelles visées
- Personnaliser son environnement Outlook pour un usage intensif
- Automatiser le tri et le classement de sa messagerie (règles, catégories, dossiers de recherche)
- Structurer et exploiter sa base de contacts
- Créer et exploiter des QuickParts et des modèles de message
- Gérer la taille et l’archivage de sa boîte aux lettres
- Optimiser durablement son temps de traitement des emails
Moyens d’encadrement de la formation
PRT Formation s’engage à adapter chaque formation aux besoins réels du stagiaire. L’animation est basée sur une pédagogie active, avec des exercices pratiques et personnalisés qui permet l’ancrage en temps réel.
Cette animation s’appuie sur une alternance d’exposés théoriques et pratiques. Vidéo-projection. Support de cours délivré à chaque participant. Travaux pratiques.